Finanzamt im 21. Jahrhundert angekommen

13.11.2013

Bis zum 30. Juni 2011 konnte ein in Deutschland ansässiger Empfänger von Rechnungen, die er per E-Mail erhalten hat, die ausgewiesene Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer geltend machen, es sei denn, der Absender hätte eine sogenannte "digitale Signatur" verwendet (was praktisch nie vorkam, weil es ein riesiger bürokratischer Aufwand ist). Aus diesem Grund mussten in Deutschland völlig unnötig riesige Papierberge hin und her geschickt werden. Erst mit Wirkung vom 1. Juli 2011 (rückwirkend durch ein Gesetz vom November 2011) hatte der Gesetzgeber ein Einsehen und änderte - sowohl unter dem Druck der Wirtschaft wie auch der EU-Richtlinie - die einschlägige Vorschrift in § 14 UStG dahingehend, dass Vorsteuer auch dann gezogen werden darf, wenn Rechnungen per E-Mail ohne digitale Signatur übermittelt werden.

 

Neuer § 14 UStG

Da der neu eingefügte Satz "Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Rechnungsempfängers elektronisch zu übermitteln" viele Fragen im Detail offen läßt, hat das Bundesministerium der Finanzen – über ein Jahr nach Inkrafttreten der Änderung (!) - in einem Schreiben vom 2. Juli 2012 an die Obersten Finanzbehörden der Länder erläutert, wie die Gesetzesänderungen offiziell konkret ausgelegt werden.


Als zulässige elektronische Übermittlungen werden jetzt beispielhaft genannt

•    E-Mail

•    E-Mail mit Anhang (JPG, PDF, DOC oder ähnliches)

•    Fax oder Computerfax

•    Web-Download

•    EDI


Aber gleichgültig, welches dieser Verfahren verwendet wird, müssen die Anforderungen an jede Rechnung wie bisher gewährleistet bleiben, also

•    die Echtheit der Herkunft

•    die Unversehrtheit des Inhalts und

•    die Lesbarkeit der Rechnung.

 

Innerbetriebliches Kontrollverfahren

Der Empfänger von elektronisch übermittelten Rechnungen, der die Vorsteuer von elektronisch übermittelten Rechnungen ziehen möchte, ist verpflichtet, ein so genanntes "innerbetriebliches Kontrollverfahren" zu etablieren. Trotz der Ähnlichkeit der Bezeichnung ist dabei aber kein aus der Wirtschaftsprüfung geläufiges "Internes Kontrollsystem" (IKS) gemeint, sondern lediglich ein schlichter Abgleich der eingegangen Rechnungen mit der Zahlungsverpflichtung des Empfängers. Mit anderen Worten: Wer eine inhaltlich richtige Rechnung elektronisch erhält, also eine Rechnung mit

•    richtiger Leistung,

•    richtiger Angabe des Leistenden,

•    richtigem Entgelt und

•    richtigem Zahlungsempfänger


darf davon ausgehen, dass bei der elektronischen Übermittlung der Rechnung kein Fehler vorgekommen ist, der gegen die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts spricht.


Eigentlich eine Banalität: Selbstverständlich prüft jeder Empfänger einer Rechnung immer nach, ob diese Voraussetzungen erfüllt sind, also ob die Rechnung denn wirklich bezahlt werden muss. Freundlicherweise schreibt das Finanzamt auch nicht vor, welches Verfahren der Unternehmer zur Prüfung der Richtigkeit der Rechnung zu verwenden hat (manuell oder maschinell). Und außerdem unterliegt dieses innerbetriebliche Kontrollverfahren keiner gesonderten Dokumentationspflicht - wenigstens nicht noch mehr Aufwand. Allerdings: das ändert nichts daran, dass der Rechnungsempfänger im Zweifel die Voraussetzungen des geltend gemachten Vorsteuerabzugs nachweisen muss.


Prüfung und Aufbewahrung

Nichts geändert hat sich an dem Aufbewahrungsfristen. Egal ob Papier oder elektronische Rechnungen, sie sind 10 Jahr lang aufzubewahren. Während des gesamten Aufbewahrungszeitraums müssen die oben genannten Anforderungen an jede Rechnung (Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit der Rechnung) gewährleistet sein. Für jeden vorsteuerberechtigten Unternehmer heißt dies, entweder doch Papierausdrucke von allen Rechnungen anzufertigen oder sehr sorgfältige Backups anzufertigen und deren Lesbarkeit regelmäßig zu kontrollieren. Sicherheitshalber sollte man wahrscheinlich verschiedene Back-Ups auf mehreren Medien lagern.


Wenn das Finanzamt bei einer Kontrolle Rechnungen einsehen möchte (z.B. im Rahmen einer sogenannten "Umsatzsteuernachschau" und der Steuerpflichtige die fraglichen Rechnungen nicht in Papierform, sondern elektronisch aufbewahrt, kann das Finanzamt verlangen, Einsicht in sämtliche gespeicherten Daten zu erhalten. Der Papierausdruck einzelner nachgefragter Rechnungen genügt nicht.


Fazit: Ein großer Schritt voran – endlich können auch per E-Mail übermittelte Rechnungen zum Vorsteuerabzug genutzt werden, soweit sie die oben beschriebenen Anforderungen erfüllen.